AHMAD AWANG

MENINGKATKAN KEHADIRAN DAN KEBERKESANAN GURU BERTUGAS MELALUI PENDEKATAN ‘STANDING MEETING’

Oleh:

Ahmad bin Awang

Pengetua

SMK Kompleks Seberang Takir

Kuala Nerus, Terengganu

ABSTRAK

Kajian ini adalah berkaitan dengan Pendekatan ‘Standing Meeting’ yang dijalankan di SMK Kompleks Seberang Takir (KOMSTAR), Kuala Nerus, Terengganu. Pendekatan ini dilaksanakan adalah untuk menyelesaikan masalah ketidakhadiran guru bertugas mingguan / harian ke lokasi yang ditetapkan. Ketidakhadiran guru bertugas mingguan / harian ke lokasi yang telah ditetapkan menyukarkan penguatkuasaan peraturan sekolah yang ditetapkan. Masalah yang sering dibagkitkan oleh guru ialah, mereka lupa tentang tarikh atau minggu mereka bertugas. Pendekatan ‘Standing Meeting’ merupakan satu platform untuk guru-guru dapat menjalankan tugas dengan baik dan berkesan. Setiap hujung minggu guru-guru diingatkan tentang tugas mereka pada minggu berikutnya. Guru bertugas berkumpul dan berbincang sambil berdiri di ruang legar berhampiran pejabat sebelum pulang ke rumah. Di sini mereka dimaklumkan tentang tugasan mereka pada minggu hadapan. Pada setiap pagi pula, iaitu pada jam 7.15 pagi, guru-guru bertugas dikumpulkan di ruang legar berhampiran pejabat untuk dimaklumkan tentang lokasi tempat mereka perlu berada semasa bertugas dan tindakan-tindakan yang perlu diambil. Hasil daripada program ini dilaksanakan guru-guru bertugas boleh berada dilokasi dan mengambil tindakan sewajarnya untuk membentuk perubahan tingkah laku pelajar. Masalah pelajar datang lewat ke sekolah juga dapat diatasi.

1.0 REFLEKSI

Saya mula bertugas di SMK Kompleks Seberang Takir (KOMSTAR), Kuala Nerus, Terengganu pada bulan Oktober 2014. Sepanjang pemerhatian didapati guru-guru bertugas tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik dan berkesan. Seringkali guru-guru bertugas tidak berada di tempat sepatutnya, seperti di Dataran Perhimpunan, pintu pagar utama, kantin dan juga di blok-blok bangunan yang ditugaskan. Hal ini adalah disebabkan guru-guru tidak mengambil berat tentang jadual bertugas yang diedarkan semasa awal tahun dan diletakkan di dalam Buku Pengurusan sekolah. Guru-guru sering kali lupa tarikh atau minggu mereka bertugas dan apakah peranan mereka sebagai guru bertugas.

Menyedari hal tersebut, saya berpandangan agar guru-guru sentiasa dimaklumkan tentang tugas dan tanggung jawab mereka sebagai guru bertugas. Ketua kumpulan guru bertugas akan memberi taklimat kepada guru-guru bertugas pada setiap hujung minggu (hari Khamis) untuk memaklumkan tentang tugas pada minggu berikutnya. Guru-guru bertugas akan dimaklumkan sekali lagi pada hari Ahad pagi sebelum perhimpunan mingguan bermula. Guru-guru bertugas juga akan berkumpul untuk berbincang pada setiap pagi pada jam 7.15 pagi (sebelum sesi persekolah bermula) untuk membincang tentang keberkesanan dan juga tindakan yang perlu dilakukan pada hari tersebut.

Perjumpaan ringkas setiap pagi akan dilaksanakan dengan menggunakan Kaedah ‘Standing Meeting’. Kaedah ini digunakan bertujuan untuk memberi gambaran operasi pada setiap hari kepada guru bertugas. ‘Standing Meeting’ dilakukan tidak melebihi 15 minit pada setiap kali pertemuan. Pertemuan ini untuk menjawab beberapa persoalan seperti perkara-peraka yang telah dilakukan sebelum ini, perkara-perkara yang akan dibuat dan apakah masalah yang dijangka akan dihadapi.

2.0 FOKUS KAJIAN

Kajian ini berfokus kepada bidang tugas guru bertugas mingguan di KOMSTAR. Kajian ini menumpukan tentang kehadiran guru bertugas di lokasi yang betul dan keberkesanannya.

3.0 OBJEKTIF KAJIAN

3.1 Objektif Umum

3.1.1 Memastikan pelajar-pelajar KOMSTAR tidak datang lewat ke sekolah.

3.1.2 Memastikan pelajar-pelajar dapat melibatkan diri atau hadir dalam semua aktiviti yang dilaksanakan.

3.2 Objektif Khusus

3.2.1 Meningkatkan kehadiran guru bertugas harian / mingguan di lokasi.

3.2.2 Guru-guru bertugas harian / mingguan dapat bertugas dengan berkesan dan memastikan pelajar-pelajar melibatkan diri atau hadir dalam semua aktiviti yang dilaksanakan.

4.0 KUMPULAN SASARAN

Semua guru bertugas mingguan / harian di Sekolah Menengah Kebangsaan Kompleks Seberang Takir (KOMSTAR), Kuala Nerus, Terengganu.

5.0 TINJAUAN AWAL

Hasil pemerhatian dari mula saya bertugas di KOMSTAR, iaitu pada bulan Oktober 2014 sehingga akhir Januari 2015 (sebahagian bulan November dan bulan Disember adalah cuti akhir tahun), didapati guru-guru bertugas tidak hadir sepenuhnya untuk bertugas sebagaimana yang dijadualkan. Kegagalan guru-guru bertugas untuk hadir ini adalah disebabkan guru-guru berkenaan tidak mengambil berat tentang jadual bertugas mingguan / harian yang telah ditetapkan sejak awal tahun dan diletakkan dalam Buku Pengurusan Sekolah. Tiada inidividu yang bertanggungjawab memberi ingat kepada guru-guru bertugas.

Hal ini memberi ruang kepada pelajar-pelajar untuk melanggar peraturan sekolah yang telah ditetapkan. Kesalahan ketara yang dilakukan oleh pelajar ialah datang lewat ke sekolah. Hal ini berlaku kerana tiada pemantauan dan tindakan daripada guru bertugas harian. Guru bertugas tidak berada di kawasan pintu pagar utama dan juga pintu masuk melalui Sekolah Kebangsaan Kompleks Seberang Takir. Terdapat pelajar yang datang ke sekolah melepasi jam 7.30 pagi, malah ada dikalangan pelajar yang datang ke sekolah melepasi jam 8.00 pagi.

Dari temu bual dengan guru tingkatan, guru mata pelajaran, ketua tingkatan, pengawas bertugas dan pengawal keselamatan didapati ramai pelajar-pelajar datang lewat ke sekolah. Data dari temu bual tersebut di dapati keseluruhan pelajar datang lewat setiap hari adalah dianggarkan seramai 50 – 60 orang. Rekod dari pengawas bertugas harian menyokong kenyataan ini.

6.0 PELAKSANAAN TINDAKAN

Untuk meningkatkan kehadiran guru bertugas harian / mingguan semasa bertugas, saya telah memperkenalkan Pendekatan ‘Standing Meeting’. Pendekatan ini diharapkan dapat meningkatkan kehadiran guru bertugas harian / mingguan. ‘Standing Meeting’ ialah mesyuarat atau perbincangan yang dilaksanakan sambil berdiri.

6.1 Kenapa dan bagaimana melaksanakan ‘Standing Meeting’?

6.1.1 ‘Standing Meeting’ dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Tidak perlu kepada prosedur yang ketat, hanya panggil ahli mesyuarat di suatu tempat dan berbincang secara berdiri.

6.1.2 Masa yang digunakan untuk mesyuarat / perbincangan ini tidak lebih daripada 15 minit.

6.2 Bila dan di mana diadakan ‘Standing Meeting’?

6.2.1 ‘Standing Meeting’ boleh diadakan pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja yang mudah.

6.2.2 Untuk tujuan kajian ini ‘Standing Meeting’ diadakan di ruang legar berhampiran dengan pejabat. Di sini guru-guru mudah berkumpul semasa hendak pulang dan semasa tiba ke sekolah kerana di sinilah tempat pertemuan yang mula dan akhir untuk setiap hari, di sinilah terletaknya ‘punch card’.

Setiap hujung minggu (biasanya pada hari Khamis) jam 2.30 petang, selepas semua guru dan pelajar solat berjemaah, guru-guru bertugas pada minggu berikutnya akan dikumpulkan. Guru-guru bertugas akan dikumpulkan di ruang legar berhampiran pejabat sekolah, guru-guru ini hanya berbincang beberapa minit sahaja sambil berdiri. Pertemuan atau berbincangan sambil berdiri ini dinamakan ‘Standing Meeting’. Ketua guru bertugas akan memaklumkan kepada guru bertugas tentang jadual bertugas harian mereka. Dengan ini, secara tidak langusng guru-guru bertugas harian / mingguan telah mengetahuai tentang jadual tugas mereka. Untuk pengukuhan aplikasi ‘Whatsapp’ digunakan untuk memaklumkan kepada guru-guru berkenaan.

Setiap awal pagi, iaitu pada jam 7.15 pagi guru-guru bertugas akan dikumpulkan sekali lagi untuk memberi penerangan dan penjelasan tentang operasi pada hari tersebut. Guru-guru bertugas akan dikumpulkan di ruang legar berhampiran pejabat sekolah. Ketua guru bertugas akan mengetuai ‘Standing Meeting’. Perjumpaan ini hanya mengambil masa kurang daripada lima belas minit. Selepas ‘Standing Meeting’ guru-guru bertugas akan beredar ke lokasi yang telah ditetapkan.

7.0 PENILAIAN

Hasil daripada pelaksanaan pendekatan ‘Standing Meeting’ ini didapati berlaku peningkatan mendadak dalam kehadiran guru bertugas di lokasi masing-masing. Guru-guru bertugas harian / mingguan telah dimaklumkan terlebih dahulu pada setiap hujung minggu tentang peranan atau tugas mereka sebelum melaksanakan tugas. Pemakluman dilakukan dengan dua cara, itu secara ‘Standing Meeting’ pada setiap hujung minggu dan pada setiap pagi. Untuk pengukuhan aplikasi ‘Whatsapp’ digunakan.

Pada setiap hari pula guru-guru bertugas harian / mingguan akan dimaklumkan sekali lagi semasa ‘Standing Meeting’ di awal pagi. Guru-guru yang tidak hadir ‘Standing Meeting’ akan dihubungi dengan semerta untuk dimaklumkan tentang tugas mereka.

Kesan lain yang dicapai dalam pelaksanaan pendekatan ‘Standing Meeting’ ini ialah didapati kes-kes pelajar datang lewat ke sekolah berkurangan. Begitu juga dengan kes-kes ketidakhadiran pelajar dalam program-program yang dilaksanakan di sekolah. Hal ini berlaku kerana guru bertugas mingguan / harian dapat menjalankan tugas dengan baik dan berkesan. Kehadiran pelajar ke solat berjemaah waktu zohor juga meninkat. Hasil maklumat ini adalah hasil temu bual dengan guru-guru dan juga pelajar-pelajar.

Selepas dua bulan pendekatan ini digunakan (Februari dan Mac 2015), kehadiran guru-guru bertugas dilokasi yang telah ditetapkan meningkat. Kehadiran guru bertugas dilokasi boleh mencapai 100%. Guru-guru telah mula terbiasa dengan pendekatan yang digunakan. Guru-guru telah mula mengambil berat tentang hari / minggu mereka bertugas.

Pada bulan April 2015, pendekatan ini telah mula kurang digunakan kerana guru-guru telah bersedia untuk melaksanakan tugas sebagai guru bertugas mingguan / harian. Pendekatan dengan menggunakan aplikasi group whatsapp sekolah adalah memadai untuk menggerakkan guru ke lokasi masing-masing.

Objektif menggunakan pendekatan ‘Standing Meeting’ untuk meningkatkan kehadiran guru bertugas mingguan / harian ke lokasi telah tercapai. Akhirnya guru-guru mula mengambil berat tentang masa mereka bertugas dan lokasi masing-masing. Setelah nampak hasilnya, pendekatan ini tidak perlu diteruskan lagi, kerana guru-guru telah mula mengambil berat tentang masa dan tindakan yang perlu mereka lakukan semasa bertugas. Walau bagaimanapun pendekatan ini akan diteruskan lagi untuk menyegarkan semula (re-fresh) guru-guru tentang tugas dan tanggung jawab mereka.

8.0 CADANGAN KAJIAN LANJUTAN

Kaedah ‘Standing Meeting’ ini boleh diperluaskan lagi dalam bidang-bidang yang lain seperti pertemuan atau perbincangan dengan anggota kumpulan sokongan (AKS), pekerja-pekerja swasta dan juga pengawal keselamatan. Arahan semasa boleh disampaikan dengan cepat dengan menggunakan kaedah ini. Perkara-perkara yang berkaitan dengan bidang akademik, Pengurusan Hal Ehwal Murid dan Kokurikulum juga boleh digunakan kaedah ‘Standing Meeting’ ini.

Kajian lanjutan boleh dilaksanakan untuk menggunakan kaedah ‘Standing Meeting’ dalam pengurusan di sekolah.

BIBLIOGRAFI

David L Smallen, (2015). The Standing Meeting, diakses pada 9 Jun 2015 dari https://net.educause.edu/ir/library/pdf/CEM961B.pdf

Halimah Abdul Majid dan rakan-rakan, (2013). Budaya Awal Pagi Membentuk Kemenjadian Murid SMK Putrajaya Presint 11 (1), Prosiding Seminar Nasional Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan ke-20, Institut Aminuddin Baki, Genting Highland, Pahang Darul Makmur.

Kementerian Pendidikan Malaysia, (2013). Malaysia Education Blueprint 2013 – 2015, Putrajaya.

University of California Riverside (2015). Standing Meeting Guidelines, diakses pada 9 Jun 2015 dari https://wellness.ucr.edu/Standing_Meeting_Guidelines.pdf.

Wikipedia, (2015). Stand-up Meeting, diakses pada 9 Jun 2015 dari http://en.wikipedia.org/wiki/Stand-up_meeting